除了地位的象征之外，主管的秘書總會負責某件工作，他的辦公桌不管如何的奢華，仍要以能完全滿足秘書的辦公室內沒有檔案柜，則秘書的辦公桌就應靠近檔案柜，以便取用。

由于主管秘書通常是在主管辦公室外的走廊上從事他們的工作，因而良好的桌面照明與適當的通風是不可或缺的。

除了文書的作業以外，秘書還得處理有關人的問題，所以桌椅的配置除了要能使秘書直接看到主管外，還負有屏障的老板辦公室入口的職責，并過濾訪客與電話。盡管主管秘書兼具這種看門者角色，但其辦公桌仍不應置于辦公室的必經動線上，以免誤以為他們是接待員，而將郵件丟在這里。為了避免這種滑稽的錯誤，可將主管秘書的辦公桌置于一個較封閉的區域里。我們須了解主管秘書的職責與地位，是隨著事務狀態而調整的，此點應列入公司的設計考慮。